Trong bài viết này, Hitsuji HR Academy sẽ đi sâu phân tích một khía cạnh ít được nhắc đến của HORENSO. Cụ thể, chúng tôi sẽ tập trung vào phân tích hiện tượng “Đổ lỗi trong im lặng” (Quiet Passing of Blame), một biểu hiện tiêu cực tiềm ẩn mà Hokoku (báo cáo) trong HORENSO có thể mang lại nếu không được quản lý đúng cách, bên cạnh đó sẽ rút ra những bài học chiến lược các doanh nghiệp Việt Nam có thể tham khảo trong quá trình áp dụng Horenso.

1. HORENSO: Từ kim chỉ nam cho đến gánh nặng “Đổ lỗi trong im lặng"

Hōrensō (報連相) là viết tắt của Hōkoku (Báo cáo), Renraku (Liên lạc), Sōdan (trao đổi), được xem là bí quyết giúp văn hóa làm việc Nhật Bản vận hành trơn tru. Về lý thuyết, nguyên tắc này giúp cấp dưới báo cáo tiến độ, liên lạc thông tin và trao đổi cấp trên trước khi hành động. Nó hứa hẹn tạo ra sự trật tự, tin cậy và hài hòa trong môi trường làm việc.
Tuy nhiên, Hōrensō không phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả tích cực. Trong môi trường làm việc phân cấp nghiêm ngặt, việc báo cáo liên tục đôi khi trở thành công cụ bảo vệ quyền lực của cấp trên và giảm thiểu sáng kiến của nhân viên. Nhân viên báo cáo không phải để thúc đẩy công việc, mà để tránh rủi ro cho bản thân, dẫn đến việc trách nhiệm thực sự không được giải quyết, hay còn gọi là “đổ lỗi trong im lặng - trôi trách nhiệm” (責任の流し - sekinin no nagashi).
HORENSO, khi thực hiện sai cách, không còn là công cụ tạo minh bạch mà trở thành một tấm khiên phòng thủ cá nhân để giảm nhẹ trách nhiệm của bản thân. Theo phân tích từ website Unseen Japan trong bài viết “Double-Edged Harmony: What “Hōrensō” Reveals About Japanese Work Culture” , nếu xảy ra thực trạng này, nhân viên báo cáo không phải để đẩy nhanh công việc, mà để thực hiện một hành vi tâm lý độc hại: "Tôi đã báo cáo rồi, sếp biết rồi đó nhé, nếu sai thì là do sếp không chỉ đạo sát sao/sếp đã duyệt". Lúc này, báo cáo không còn là sự kết nối, mà là hành động chuyển giao rủi ro. Trách nhiệm thực sự bị "trôi" đi (Nagashi) thay vì được giải quyết.
 Văn hóa này làm dịch chuyển trách nhiệm từ người thực thi lên cấp quản lý, biến HORENSO thành công cụ để né tránh rủi ro thay vì giải quyết vấn đề.

2.NGUYÊN NHÂN CỦA HIỆN TƯỢNG NÀY: Khi văn hóa né tránh sai lầm biến quản lý thành “nút cổ chai”

Hiện tượng "Đổ lỗi trong im lặng" có thể bắt nguồn từ 3 nguyên nhân sau: 

Thứ nhất, doanh nghiệp quá chú trọng vào hình thức báo cáo (đúng giờ, đúng mẫu) nhưng lại thiếu chiều sâu nội dung. Nhân viên tập trung vào việc "hoàn thành thủ tục báo cáo" thay vì tập trung vào kết quả công việc.
Thứ hai, khi nhân viên báo cáo vấn đề, sếp lập tức đưa ra chỉ thị thay vì đặt câu hỏi. Điều này vô tình cướp đi quyền tự chủ, khiến nhân viên mặc định: "Sếp đã ra lệnh thì sếp chịu trách nhiệm".
Thứ ba, mọi việc dù nhỏ nhất cũng phải "xin ý kiến" (Sōdan). Khi sếp quá tải, các quyết định bị chậm lại, nhân viên có cớ để trì trệ với lý do: "Đang đợi sếp duyệt".
Từ đó, HORENSO bị biến chất thành "HORENSO phòng thủ" - công cụ né tránh trách nhiệm thay vì cùng nhau giải quyết.

3. BÀI HỌC CHO DOANH NGHIỆP VIỆT NAM: Tái thiết Horenso bằng tinh thần sở hữu công việc (ownership)

Để áp dụng hiệu quả nguyên tắc HORENSO mà không lặp lại mặt trái của mô hình Nhật, doanh nghiệp Việt cần tái thiết văn hóa quản trị xoay quanh tinh thần sở hữu công việc (Ownership). 

(1) Quy tắc "Báo cáo kèm Giải pháp": Tuyệt đối không chấp nhận báo cáo kiểu liệt kê vấn đề. Nhân viên khi báo cáo (Hōkoku) phải đi kèm ít nhất 2 phương án giải quyết và dự báo rủi ro. Điều này buộc họ phải tư duy như một người làm chủ (Owner) thay vì một người đưa tin. 

(2) Ma trận phân quyền (RACI) rõ ràng: HORENSO không có nghĩa là việc gì cũng phải hỏi. Hãy phân định rõ: Việc nào nhân viên được quyền Quyết và Làm, việc nào chỉ cần Báo cáo sau khi xong. 

(3) Thay đổi cách phản hồi của Quản lý: Thay vì đưa ra câu trả lời ngay lập tức, sếp hãy hỏi: "Bạn định giải quyết việc này thế nào?" hoặc "Nếu là chủ công ty, bạn sẽ chọn phương án nào?". Hãy trả lại trách nhiệm về đúng vị trí của nó. 

(4) Số hóa để minh bạch hóa: Sử dụng công nghệ để biến báo cáo thành dữ liệu real-time. Khi mọi tiến độ và lịch sử chỉnh sửa đều hiển thị minh bạch, "virus" đổ lỗi sẽ không còn chỗ để ẩn nấp dưới bóng tối của những tờ báo cáo giấy hay email dài dằng dặc.

🌸 Kết lại:HORENSO chỉ mạnh khi nó dựa trên sự trung thực và tinh thần trách nhiệm. Nếu chỉ áp dụng cái vỏ Nhật Bản mà thiếu đi nhân tố "Ownership" của con người, bạn chỉ đang xây dựng một bộ máy đùn đẩy trách nhiệm chuyên nghiệp hơn mà thôi. Doanh nghiệp cần hiểu rõ về Horenso, cũng như tối ưu điều chỉnh để biến Horenso thành một công cụ mạnh mẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong việc xây dựng văn hóa làm việc hiệu quả. 

🔥  Thấu hiểu điều đó,  Hitsuji HR Academy sắp tới sẽ ra mắt khóa học “HORENSO trong Thời đại Công nghệ số” - giúp doanh nghiệp Việt xây dựng hệ thống báo cáo hiệu quả, tránh lỗi HORENSO truyền thống và ứng dụng HORENSO vào môi trường làm việc để tạo dựng văn hóa trách nhiệm thật sự.
Bạn nghĩ sao về quan điểm này của Unseen Japan cũng như giải pháp của Hitsuji Hr Academy? Hãy comment bên dưới để mọi người cùng biết nhé!
👉 Theo dõi fanpage [Hitsuji HR Academy] để đón chờ ngày ra mắt chính thức và nhận tài liệu học thử miễn phí!
Tham gia vào group zalo để cập nhật thông tin mới nhất!

🌍Group Zalo: GROUP ZALO
Link bài viết: https://unseen-japan.com/horenso-japanese-work-culture/ 
--------------------------
𝐇𝐈𝐓𝐒𝐔𝐉𝐈 𝐇𝐑 𝐀𝐂𝐀𝐃𝐄𝐌𝐘
---𝐸𝑛ℎ𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑆𝑘𝑖𝑙𝑙𝑠, 𝐸𝑛ℎ𝑎𝑛𝑐𝑒 𝐶𝑎𝑟𝑒𝑒𝑟𝑠---
Contact us at:
☎ 0705 619 568
📩 daotao@hitsuji-vn.com
🌎 Website: https://hitsujihr.com.vn/