Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc giao kết hợp đồng lao động đang dần không còn bó hẹp ở hình thức giấy tờ truyền thống. Đặc biệt, theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử đã được quy định cụ thể về điều kiện, giá trị pháp lý và cách thức thực hiện.
Vậy chính xác hợp đồng lao động điện tử là gì và doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi giao kết HĐLĐ? Cùng Hitsuji Hr Academy tìm hiểu qua bài viết dưới đây

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử (sau đây gọi là eContract) được liên kết với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cho phép người lao động và người sử dụng lao động tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất, quản lý hợp đồng lao động điện tử, đồng thời thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động, chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại Nghị định này.

2. Điều kiện đảm bảo giao kết HĐLĐ điện tử (Theo Điều 6 của Nghị định)

2.1 Về hệ thống thông tin (eContract)

Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử phải được thực hiện thông qua eContract và đáp ứng đầy đủ các điều kiện : 
✨Sử dụng phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử
✨Có biện pháp bảo mật bảo đảm an toàn thông tin và dữ liệu hợp đồng, khắc phục sự cố
✨Có phương án lưu trữ bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng tra cứu
✨Bảo đảm định danh đúng chủ thể và xác thực danh tính theo quy định về định danh điện tử
✨Có chức năng xác nhận sự đồng ý của các bên với nội dung hợp đồng
✨Có chức năng chứng thực hợp đồng điện tử trước khi gửi về Nền tảng HĐLĐ điện tử để gắn ID
✨Có chức năng chuyển đổi giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy
✨Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử theo Luật Giao dịch điện tử
✨Hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo chuẩn của Bộ Nội vụ
✨Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo phục vụ quản lý giao dịch
✨Kết nối API với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử
✨Đáp ứng yêu cầu về an toàn thông tin mạng

2.2 Với người sử dụng lao động và người lao động

Theo khoản 2 Điều 6, khi giao kết hợp đồng lao động điện tử, các bên phải bảo đảm các điều kiện sau:

a) Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân

Phải có giấy tờ tùy thân hợp lệ, bao gồm một trong các loại:
✨Thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước
✨Căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước
✨Tài khoản định danh điện tử mức độ 2
✨Hộ chiếu còn thời hạn
Đối với cá nhân là người nước ngoài, phải có:
✨Thị thực nhập cảnh còn thời hạn; hoặc
✨Giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh
 

b) Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình
Phải có:
✨Quyết định thành lập; hoặc
✨Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức; hoặc
✨Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; hoặc
✨Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư; hoặc
✨Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Đồng thời phải có giấy tờ tùy thân hợp lệ của người đại diện theo pháp luật, gồm:
✨Thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước
✨Giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2
✨Hộ chiếu còn thời hạn
Đối với người đại diện là người nước ngoài: phải có thị thực còn hiệu lực hoặc giấy tờ miễn thị thực hợp lệ.

Những quy định mới tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP sẽ tác động trực tiếp đến cách doanh nghiệp giao kết và quản lý hợp đồng từ năm 2026, khiến người kinh doanh, doanh nghiệp cũng như những anh chị làm nhân sự cần hết sức lưu ý.

Trong webinar sắp tới của Viettel Telecom kết hợp cùng Hitsuji  “Tháo gỡ vướng mắc trong việc sử dụng hợp đồng lao động chuẩn pháp lý năm 2026” , chương trình sẽ:
➤ Phân tích thị trường lao động Việt Nam và những vướng mắc doanh nghiệp thường gặp
 ➤ Giải mã các điểm quan trọng của Nghị định 337/2025 liên quan đến HĐLĐ điện tử
 ➤ Chia sẻ case thực tế và giải pháp triển khai chuẩn pháp lý
 ➤ Tọa đàm Q&A giải đáp trực tiếp các tình huống phát sinh
🕑 Thời gian: 14:00 - 16:00 | Ngày 06/03/2026
💻 Hình thức: Online qua Zoom (Livestream & ghi hình toàn bộ chương trình)
📩 Đăng ký tham dự:

LINK ĐĂNG KÝ

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị triển khai hoặc muốn tìm hiểu thêm về những quy định mới trong Nghị định liên quan để điều chỉnh quy trình của doanh nghiệp, hãy đăng ký tham dự webinar để không bỏ lỡ cơ hội được lắng nghe và Q&A cùng các chuyên gia pháp lý, quản trị về vấn đề hợp đồng lao động!
📥 Đăng ký ngay hôm nay:

LINK ĐĂNG KÝ

--------------------------
𝐇𝐈𝐓𝐒𝐔𝐉𝐈 𝐇𝐑 𝐀𝐂𝐀𝐃𝐄𝐌𝐘
---𝐸𝑛ℎ𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑆𝑘𝑖𝑙𝑙𝑠, 𝐸𝑛ℎ𝑎𝑛𝑐𝑒 𝐶𝑎𝑟𝑒𝑒𝑟𝑠---
Contact us at:
☎ 0705 619 568
📩 daotao@hitsuji-vn.com
🌎 Website: https://hitsujihr.com.vn/
🏫Tầng 9, Tòa nhà Kailash, số 3 Ngõ 82 Dịch Vọng Hậu, P. Cầu Giấy, Hà Nội