Tại sao HR cần hiểu Luật Bảo vệ Dữ liệu cá nhân?

Khi nhắc đến bảo vệ dữ liệu cá nhân, nhiều người thường nghĩ ngay đến bộ phận Công nghệ thông tin (IT) hoặc Pháp chế. Tuy  nhiên, trên thực tế, HR lại là một trong những bộ phận tiếp xúc, thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân nhiều nhất trong doanh nghiệp.
Từ giai đoạn tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự mới cho đến quản lý hồ sơ lao động, đánh giá hiệu suất hay chi trả lương thưởng, gần như mọi hoạt động của HR đều gắn liền với dữ liệu cá nhân.
Điều đó đồng nghĩa với việc nếu quy trình quản lý dữ liệu chưa được kiểm soát chặt chẽ, HR cũng có thể trở thành một trong những điểm phát sinh rủi ro lớn nhất liên quan đến bảo mật thông tin trong doanh nghiệp.
 

1. HR đang xử lý những loại dữ liệu cá nhân nào?
1.1 Trong hoạt động tuyển dụng
Ngay từ khi ứng viên nộp hồ sơ, HR đã bắt đầu tiếp nhận và lưu trữ nhiều thông tin cá nhân như:
Họ và tên
Số điện thoại
Địa chỉ email
Địa chỉ cư trú
Thông tin học vấn
Kinh nghiệm làm việc
Mức lương mong muốn
Thông tin người tham chiếu
Nhiều doanh nghiệp hiện còn sử dụng các hệ thống ATS, nền tảng tuyển dụng hoặc kho lưu trữ CV trực tuyến, khiến lượng dữ liệu được xử lý ngày càng lớn hơn.
1.2 Trong hoạt động quản trị nhân sự
Sau khi ứng viên trở thành nhân viên, lượng dữ liệu mà HR quản lý còn mở rộng hơn rất nhiều:
CCCD/Căn cước công dân
Mã số BHXH
Hợp đồng lao động
Thông tin tài khoản ngân hàng
Hồ sơ thuế thu nhập cá nhân
Thông tin lương, thưởng và phúc lợi
Kết quả đánh giá hiệu suất
Hồ sơ đào tạo
Hồ sơ nghỉ phép, kỷ luật và khiếu nại
Đây đều là những thông tin có mức độ nhạy cảm cao và liên quan trực tiếp đến quyền riêng tư của người lao động. Nếu bị lộ hoặc bị sử dụng không đúng mục đích, chúng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng, tài chính, cơ hội nghề nghiệp hoặc đời sống riêng tư của cá nhân. Đối với doanh nghiệp, việc để xảy ra các sự cố liên quan đến dữ liệu nhân sự cũng có thể làm suy giảm niềm tin của nhân viên và ứng viên, đồng thời kéo theo nhiều rủi ro pháp lý.
 

2. Những sai lầm HR rất dễ gặp trong tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu cá nhân
- Chia sẻ CV hoặc hồ sơ nội bộ quá rộng, đây là tình huống khá phổ biến trong nhiều doanh nghiệp.
Ví dụ:
Drive tuyển dụng được chia sẻ công khai
CV ứng viên được gửi qua nhiều nhóm chat
Email hồ sơ được forward cho nhiều người không liên quan
Khi quyền truy cập không được kiểm soát rõ ràng, nguy cơ lộ lọt thông tin cá nhân sẽ tăng lên đáng kể.
- Gửi nhầm file dữ liệu nhân sự: Không ít trường hợp HR vô tình gửi sai file đính kèm hoặc gửi nhầm người nhận.
Các dữ liệu thường gặp bao gồm:
Bảng lương
Danh sách thưởng
Thông tin tài khoản ngân hàng
Hồ sơ nhân viên
Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng đối với doanh nghiệp.
-  Lưu trữ dữ liệu ứng viên quá lâu: Nhiều doanh nghiệp có thói quen lưu giữ CV ứng viên trong nhiều năm mà không có chính sách rà soát hoặc xóa dữ liệu định kỳ. Điều này làm gia tăng khối lượng dữ liệu đang được lưu trữ và kéo theo nhiều rủi ro nếu hệ thống bị truy cập trái phép hoặc xảy ra sự cố bảo mật.
- Nhân sự nghỉ việc nhưng vẫn còn quyền truy cập: Khi nhân viên nghỉ việc, tài khoản email, hệ thống HRM, Drive hoặc các phần mềm quản trị đôi khi chưa được khóa kịp thời. Ngoài ra, một số dữ liệu nội bộ vẫn có thể tồn tại trên thiết bị cá nhân của nhân viên cũ. Đây là lỗ hổng bảo mật thường bị bỏ qua nhưng có thể gây ra những hậu quả.
- Sử dụng dữ liệu sai mục đích: Một số doanh nghiệp có thể sử dụng lại CV ứng viên cho mục đích khác ngoài tuyển dụng hoặc chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba mà chưa có cơ chế phù hợp. Những hành vi này có thể tạo ra các rủi ro về tuân thủ và ảnh hưởng đến quyền riêng tư của chủ thể dữ liệu.
3. Doanh nghiệp có thể đối mặt với những hậu quả gì nếu vi phạm?
-  Mất niềm tin từ ứng viên và nhân viên: Khi dữ liệu cá nhân bị lộ hoặc bị sử dụng không phù hợp, niềm tin của người lao động đối với doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng đáng kể.
- Tác động đến thương hiệu tuyển dụng: Trong thời đại mạng xã hội, các sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân có thể lan truyền rất nhanh. Một doanh nghiệp được đánh giá thiếu chuyên nghiệp trong việc bảo vệ thông tin nhân viên sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.
- Rủi ro pháp lý và tuân thủ: Các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân đang ngày càng được chú trọng trong môi trường kinh doanh hiện nay. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình và đảm bảo hoạt động xử lý dữ liệu được thực hiện một cách phù hợp với các quy định hiện hành.
- Khủng hoảng nội bộ: Thông tin lương thưởng, đánh giá hiệu suất hoặc các hồ sơ nhạy cảm nếu bị phát tán có thể gây ra mâu thuẫn, khiếu nại và ảnh hưởng đến môi trường làm việc.

4. HR nên bắt đầu tuân thủ từ đâu?
- Rà soát quy trình tuyển dụng và lưu trữ hồ sơ: Xác định dữ liệu nào đang được thu thập, lưu trữ ở đâu và ai đang có quyền truy cập.
- Kiểm soát quyền truy cập dữ liệu nhân sự: Chỉ những người thực sự cần thiết mới nên được cấp quyền tiếp cận thông tin.
- Chuẩn hóa quy trình chia sẻ dữ liệu nội bộ: Hạn chế gửi dữ liệu qua các kênh không được kiểm soát và xây dựng quy định rõ ràng về việc chia sẻ thông tin.
- Đào tạo nhận thức bảo mật dữ liệu cho đội ngũ HR: Con người luôn là mắt xích quan trọng trong mọi hệ thống bảo mật.
- Xây dựng quy trình Offboarding rõ ràng: Đảm bảo thu hồi tài khoản, quyền truy cập và dữ liệu liên quan khi nhân viên nghỉ việc.
 

5. Kết luận
HR không chỉ làm việc với con người mà còn đang quản lý một khối lượng lớn dữ liệu cá nhân mỗi ngày. Trong bối cảnh các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu ngày càng được chú trọng, việc hiểu và áp dụng các nguyên tắc quản lý dữ liệu phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Trong tương lai, khả năng bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể trở thành một phần quan trọng của employer branding, văn hóa doanh nghiệp và trải nghiệm nhân viên.
📌 Nếu Anh/Chị muốn tìm hiểu sâu hơn về tác động của Luật Bảo vệ Dữ liệu cá nhân đối với hoạt động quản trị nhân sự và doanh nghiệp, đừng bỏ lỡ Webinar miễn phí do Hitsuji tổ chức với sự tham gia của các chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm thực tiễn. Đây là cơ hội để cập nhật các quy định mới, nhận diện rủi ro tiềm ẩn và trao đổi trực tiếp các tình huống đang gặp phải tại doanh nghiệp.
📌 THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH
Webinar “Tác động của Luật Bảo vệ Dữ liệu cá nhân mới và những lưu ý pháp ý quan trọng”
🗓 Thời gian: 19:30 - 21:15 | Thứ 6 - Ngày 19/06/2026
💻 Hình thức: Online qua Zoom

👥 DIỄN GIẢ ĐỒNG HÀNH CHIA SẺ
🎤 Tiến sĩ - Luật sư. ĐỖ NGÂN BÌNH
✨ Giám đốc Chuyên môn - Công ty Luật TNHH BCLAW
✨ Giảng viên cao cấp - Trường Đại học Luật Hà Nội
✨ Nguyên Phó Giám đốc Trung tâm Tư vấn pháp luật - ĐH Luật Hà Nội
✨ Hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp luật lao động, tiền lương và tư vấn quản trị nhân sự cho doanh nghiệp
🎤 Luật sư. NGUYỄN ĐỨC LONG
✨ Chuyên gia Pháp lý độc lập
✨ Luật sư có nhiều năm kinh nghiệm chuyên sâu về tư vấn bảo vệ và khai thác dữ liệu cá nhân hiệu quả ở các lĩnh vực khác nhau như bảo hiểm, tài chính, y tế, tiếp thị, công nghệ thông tin (IT), sản xuất, bán lẻ,.....
🎤 Host chương trình - MR. PHÚ NGÔ
✨ CEO - Công ty Hitsuji Consulting Việt Nam | Hitsuji HR Academy
✨ Hơn 8 năm kinh nghiệm tư vấn cho 500+ doanh nghiệp FDI tại Việt Nam

🔍 NỘI DUNG NỔI BẬT
📌Phần 1. Pháp luật về bảo vệ DLCN và tác động đến doanh nghiệp 
1.1.Hướng dẫn các vấn đề về bảo vệ DLCN - nhìn từ góc độ pháp lý
i)Văn bản pháp luật và dự thảo Nghị định về xử phạt hành chính
ii)Trách nhiệm của doanh nghiệp
iii)Chế tài (dự kiến) nếu doanh nghiệp không tuân thủ pháp luật
1.2. Trao đổi các vấn đề quan tâm của doanh nghiệp về bảo vệ DLCN - nhìn từ thực tiễn
i) Hồ sơ nội bộ cần xây dựng tại doanh nghiệp để đảm bảo việc tuân thủ luật về bảo vệ DLCN: Tài liệu nên có? Tài liệu nên có? Tài liệu cần liên thông để thống nhất?
ii) Các tình huống/ trường hợp cụ thể và cách thức hành động của doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ luật về bảo vệ DLCN
📌Phần 2. Hỏi đáp.
📌Phần 3. Tổng kết 

THAM GIA GROUP ĐỂ CẬP NHẬT THÔNG TIN MỚI NHẤT:
🌍 Group | Webinar Luật Bảo vệ DLCN: https://zalo.me/g/6cemtwn9us68gzsozqvg
🌐 Group | Hội thảo liên quan HCNS - PLLĐ: https://zalo.me/g/dtxnqn958
⭐ Webinar ưu tiên slot đăng ký dành cho khách hàng và đối tác của Hitsuji. 
⚠️ LƯU Ý
Webinar sẽ KHÔNG gửi lại record và KHÔNG gửi tài liệu (slide) sau chương trình. BTC khuyến khích Anh/Chị tham gia trực tiếp để không bỏ lỡ những nội dung giá trị và phần trao đổi cùng chuyên gia.
🔥ĐĂNG KÝ NGAY:  LINK

--------------------------
𝐇𝐈𝐓𝐒𝐔𝐉𝐈 𝐇𝐑 𝐀𝐂𝐀𝐃𝐄𝐌𝐘
---𝐸𝑛ℎ𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑆𝑘𝑖𝑙𝑙𝑠, 𝐸𝑛ℎ𝑎𝑛𝑐𝑒 𝐶𝑎𝑟𝑒𝑒𝑟𝑠---
Contact us at:
☎ 0705 619 568
📩 daotao@hitsuji-vn.com
🌎 Website: https://hitsujihr.com.vn/
🏫Tầng 5, toà nhà Vườn Xuân, Số 71 Nguyễn Chí Thanh, Phường Giảng Võ, Thành phố Hà Nội